Accueillir une compétition, surtout si c’est un rendez-vous national, n’est pas une sinécure et demande une organisation aux petits oignons. Au cœur de celle-ci, les bénévoles jouent un rôle essentiel. C’est Richard de Zan, le secrétaire général de la Ligue, 5e Dan, 45 ans de pratique, entraîneur à La Châtre (36), qui a la charge de leur gestion. Il nous raconte les coulisses de l’événement.
Combien de bénévoles vont-ils être mobilisés pour les Championnats de France ?
A Bourges, 36 bénévoles seront en place. Ce sont tous des Karatékas. La majeure partie vient du Cher et il faut rajouter le staff de la Ligue, soit 8 personnes qui ont l’habitude de s’investir sur les compétitions.
On a prévu large car on veut faire plaisir aux gens du Cher. Mais, de toute façon, on prend toujours plus de bénévoles que nécessaire car je tiens à ce qu’ils participent à la fête. Ils ne sont pas mobilisés plus de 2 ou 3 h sur le même secteur. On pourrait prendre beaucoup moins de monde si on mettait une personne à l’entrée de 8 h à 17h30. Mais il faut être sérieux ! Il faut que les gens profitent aussi. C’est important.
Comment vous êtes-vous retrouvé en charge de l’organisation des bénévoles ?
Lors d’une réunion du bureau de la Ligue, on s’est partagé les rôles. Comme j’étais directeur technique dans une boite où je gérais 3 équipes et 350 mecs, cela s’est fait naturellement. J’ai toujours été dans la logistique.
J’ai d’ailleurs fait un tableau Excel avec une liste des tâches à effectuer, les rôles de chacun avec les horaires. Les repas à prévoir…
Quelles sont les missions de l’équipe des bénévoles ?
Cela commence le vendredi par la mise en place de la salle (tapis…). Et, dans une grande salle comme cela va être le cas, il faut éviter que les gens se dispersent partout. On va mettre des accès interdits.
Le samedi, on doit gérer l’entrée pour le public. Il faut prévoir 2 personnes à la caisse, un fond de caisse, relever la caisse toutes les heures… Pour la sécurité, on est accompagné de personnes d’une société de surveillance. Il faut également gérer l’entrée compétiteurs et coachs où l’on vérifie les cartes et les passeports.
Et dans la salle proprement dite ?
Nous avons une équipe chargée de maintenir la propreté dans le gymnase pour ne pas le laisser dans un état déplorable. Il faut surveiller en permanence. Certains mangent dans les tribunes… Si tu laisses traîner une bouteille, tu vas en retrouver 3 ou 4… Il ne faut pas oublier que les gens arrivent à 8h et certains restent jusqu’au soir, pas 2-3 h comme pour un match de basket.
Il faut aussi gérer le vestiaire des arbitres. Là, pareil, Si tu organises un match de basket, tu as 3 ou 4 arbitres. Nous, ils sont une cinquantaine. Il faut laisser en permanence une personne qui a la clé à disposition.
Et, bien sûr, il faut gérer les repas. Dans l’équipe de la Ligue, c’est Christian, un ancien cuisinier, qui s’occupe du buffet et de la mise en place de la salle de restauration avec 2-3 personnes pour le service. Dès que la compétition est finie, on range tout.
